Waarom kiezen voor een externe vergaderruimte?

Een vergadering ingepland? Een grote kans dat je dit op het kantoor hebt gedaan waar je al werkzaam bent. Niet gek natuurlijk, want dit is erg dichtbij (er zijn geen extra reiskosten en het kost geen tijd) en er zijn geen bijkomende kosten voor het huren van een vergaderruimte. Maar heb je er weleens over nagedacht om de vergadering op een andere locatie te doen? Nee? In dit artikel gaan we dieper in op een aantal voordelen van het voeren van de vergadering bij een externe vergaderruimte.

 

Een vergadering op locatie, dat is vast een belangrijke vergadering!

Door de vergadering op een andere locatie te houden wordt er direct een serieuze vergadering verwacht. Het straalt urgentie uit en wordt gezien als speciaal. Dit zorgt ervoor dat meer mensen de vergadering zullen bijwonen en dat partijen zich beter gaan voorbereiden. Dit komt ten goede aan de participatie en de uitkomst van de vergadering.

 

Vergaderbenodigdheden, zijn al aanwezig op de vergaderruimte!

Zijn bij jullie op kantoor alle vergaderbenodigdheden wel aanwezig? Denk aan een beamer, een flipover of andere zaken die bijvoorbeeld het brainstormen kunnen verbeteren. Bij een vergadering op locatie wordt er gezorgd dat al deze benodigdheden aanwezig zijn. Als bedrijf hoef je deze dus ook nooit aan te schaffen.

 

Gemakkelijk toetreden van de vergaderruimte door externe partijen (indien gewenst natuurlijk)!

De locatie van externe vergaderruimte is natuurlijk te kiezen, de locatie van het pand waar het gehele bedrijf staat nu eenmaal redelijk vast. Mochten er dus externe partijen bij de vergadering zitten dan is het mogelijk dat deze een stuk moeten reizen voordat zij bij jullie bedrijfspand zijn. Als er gekozen wordt voor een externe vergaderruimte dan is het mogelijk om te kiezen voor bijvoorbeeld een vergaderruimte Utrecht. Een vergaderlocatie in Utrecht is voor de meeste Nederlanders goed te bereiken vanwege de centrale ligging.